In de toetsing op de KBvG Normen voor Kwaliteit beoordeelt de auditor in principe de implementatie van de best practices en normen over de afgelopen twee jaar. Een tweede onderdeel van de toetsing is de beoordeling of het gerechtsdeurwaarderskantoor met de op het moment van de toetsing geïmplementeerde werkwijzen en organisatie in staat is om ook de komende periode aan de normen te voldoen. Met andere woorden: is het kantoor voldoende ingericht om ook in de toekomst de vereiste kwaliteit te leveren.
Een toetsing is bij Aqturion géén onderzoek gericht op het vinden van fouten of hiaten. De Aqturion auditor zoekt in de toetsing naar bevestiging dat het gerechtsdeurwaarderskantoor de zaken op orde heeft, dossiers adequaat en conform wet- en regelgeving behandelt en afdoende robuust georganiseerd is met oog voor de betreffende ondernemingsrisico’s. Als er afwijkingen naar boven komen, bespreken wij die met de gerechtsdeurwaarder met het oogmerk deze zo snel mogelijk te herstellen. In veel gevallen (bijvoorbeeld bij ontbrekende documentatie) kan dat herstel al voor afronding van de toetsing. In het toetsingsverslag rapporteren we over deze punten en de bespreking van de herstelmaatregelen.
Het toezicht op de gerechtsdeurwaarder is sinds 2017 volledig neergelegd bij het Bureau Financieel Toezicht (Bft). Tegelijkertijd is besloten dat de systematiek van de toetsingen met onafhankelijke auditoren en de afgifte van het toetsingsverslag bij bestuursbesluit van de KBvG wordt voortgezet.
De KBvG auditor heeft bij de toetsing geen vooroverleg met het Bft. De auditor streeft ernaar de overlap met het Bft toezicht te minimaliseren. Grofweg gezegd richt het Bft toezicht zich op compliance met wet- en regelgeving met een focus op een gezonde financiële huishouding en positieve bewaarpositie. De KBvG toetsing heeft haar grondslag in kwaliteitsmanagement en richt zich op dossierbehandeling en de prestaties ten opzichte van de belangrijkste stakeholders: de justitiabelen en de opdrachtgevers.
Aqturion kan voor uw gerechtsdeurwaarderskantoor een kwalitatief hoogwaardige toetsing uitvoeren op de KBvG Normen voor Kwaliteit.
Bij de toetsing verzorgen wij het volgende:
- Schriftelijke documentenlijst ter voorbereiding op de toetsing
- Toetsing van het gerechtsdeurwaarderskantoor
- Uitwerken van het toetsingsverslag en formuleren van het advies
- Zorg dragen voor ondertekening en indiening van het toetsingsverslag
Een positief toetsingsverslag heeft een geldigheidsduur van twee jaar. Dat betekent dat u uiterlijk twee jaar na afgiftedatum van het toetsingsverslag opnieuw moet laten uitvoeren.
Om u te ondersteunen bij het tijdig plannen van de toetsing heeft Aqturion een overzicht gemaakt van de vergaderdatums van het Commissie Toetsing en het bestuur Koninklijke Beroepsorganisatie voor Gerechtsdeurwaarder, met daarbij de maand dat de toetsing uiterlijk dient plaats te vinden.
Voor het aanvragen van een offerte voor de toetsing op de KBvG Normen voor Kwaliteit kunt u contact met ons opnemen.
In 2020 heeft Aqturion onderzoek uitgevoerd onder alle kantoren waarvoor een toetsing is uitgevoerd. De gemiddelde score was ruim een 9. Op de onderdelen voorbereiding, uitvoering, kennis en kwaliteit scoorde Aqturion bij alle respondenten goed of uitstekend. Alle respondenten zouden de toetsing weer door Aqturion laten uitvoeren en Aqturion aanbevelen aan anderen. De resultaten van het onderzoek kunt u hier inzien.
